飲み会の幹事から学ぶ仕事のやり方
おつかれさまです。
先日、飲み会の幹事として店選びと出欠確認をしてたらなんか凄い褒められました。
私としては当たり前のことをしただけなのですが、それを当たり前だと思わない人もいるようなのでこれを機にまとめてみようと思います。
褒められポイント
- 出欠確認の返信メールのCCに上長を入れる
- 出欠確認の返信メールにお礼の一文や相手への気遣いの言葉をいれる
- 出欠一覧表を作り、常に最新にして上長やキーマンに展開する
- お店の候補をいくつかピックアップして上長に相談する際に、自分の考えを伝える
それぞれ、具体的にどうして良かったのか、その理由は下記のとおりです。
出欠確認の返信メールのCCに上長を入れる
社会人としての基本のキですが、その理由としては下記があげられると思います。
- 自分が病欠しても代わりに対応することができる
- 上長への状況共有
いちいち口頭で報告するのは面倒なのでメールのCCにつけることで、彼らの都合の良いときに読んだり読まなかったりしてくれれば説明の手間も省けるというものです。
上長も状況が気になるときがあるでしょうから、そういったときにメールを読めばすべて解決！するかもしれません。
これで報・連・相のときに1から100まで言わなくてもお互いに話が通じるようになります。
めちゃくちゃオススメですので、やってない人がいたらやったほうがいいです。
出欠確認の返信メールにお礼の一文や相手への気遣いの言葉をいれる
私はどんなメールにでも相手のアクションに対してお礼の一文を入れるように心がけています。
また、都合が合わなくて来れない人にも「気にしないでね！」の一文を入れるなど、相手への気遣いを大切にするよう心がけています。
なんでそんなことしてるかというと、前の会社のお客さんが凄い厳しい資材購買の方で、メールの内容がドギツイのですが、メールの頭には必ずそういった文言を書いておりトラウマになっているから真似してるだけです。
出欠一覧表を作り、常に最新にして上長やキーマンに展開する
これを今回やった理由は、単純明快、これだけの人数がいるからお金の準備ヨロシクネ！それだけです。
お店の候補をいくつかピックアップして上長に相談する際に、自分の考えを伝える
お店選びはめんどうな作業の一つです。
自分で選んで責任をとるのもシンドイですし、ここで費用も決まってしまいます。
変なお店を選ぶと周りから顰蹙を買うので、私は毎回女性の方の意見を優先します。
女性が選んだお店なら、男性は文句をいいません。
男性とはそういう生き物だと思っています。
以上、簡単にですがまとめてみました。 誰かの参考になるといいなぁと思います。
